Si alguna vegada has justificat costos de personal en una subvenció, o auditat l'àrea laboral d'un client, coneixes aquest quadre. Tres documents que expliquen la mateixa història de tres maneres diferents. I una feina que consisteix a demostrar que les tres versions coincideixen.
Els tres documents
La nòmina. El rebut de salaris del treballador. Porta les meritacions, la base de cotització, les retencions i el líquid. És el que l'empresa diu que ha pagat.
L'RNT. La Relació Nominal de Treballadors, l'antic TC2. L'empresa el presenta cada mes a la Seguretat Social a través del Sistema RED, i detalla, treballador a treballador, les bases de cotització, els dies o hores cotitzats i les bonificacions o deduccions aplicades. Va acompanyat de l'RLC, l'antic TC1, que és el rebut de la liquidació total. És el que l'empresa declara a la Seguretat Social.
L'IDC. L'Informe de Dades de Cotització, emès per la Tresoreria. Recull les condicions amb què cotitza cada treballador: tipus de contracte, grup de cotització, coeficient de parcialitat, dates d'alta i les peculiaritats, com bonificacions o situacions d'incapacitat temporal. És el que la Seguretat Social té registrat.
Com es quadren entre si
El quadre és sempre per treballador i per mes. I són tres comprovacions encadenades.
Primer, la base. La base de cotització que apareix a la nòmina ha de coincidir amb la base que l'empresa va declarar a l'RNT d'aquell mes per a aquell treballador. Si no coincideix, alguna cosa es va meritar i no es va declarar, o al revés.
Segon, el període. Els dies d'alta i el coeficient de parcialitat de l'IDC han de ser coherents amb el període que liquida la nòmina. Un contracte a mitja jornada amb una nòmina de jornada completa no quadra, per molt que les bases coincideixin.
Tercer, el cost. El cost d'empresa es reconstrueix aplicant a la base els tipus de cotització que dicta l'IDC: contingències comunes, atur, FOGASA, formació professional i accidents de treball, menys les bonificacions que el mateix IDC acredita. Aquest cost, sumat al brut, és el cost de personal que s'imputa en un compte justificatiu.
L'RNT porta empremta electrònica i es pot verificar a la seu de la Seguretat Social. Per a l'òrgan concedent, el PDF emès pel sistema és l'evidència. Una captura de pantalla no ho és.
On es trenca
Sobre el paper és senzill. A la pràctica es trenca als mateixos llocs de sempre.
Les pagues extres prorratejades, que fan que el brut de la nòmina i la base de l'RNT no s'assemblin a simple vista. Els endarreriments de conveni, que cauen en un mes diferent del que corresponen. Les baixes d'incapacitat temporal, que mouen bases i canvien qui paga què. El treballador que és a la nòmina però no apareix a l'RNT d'aquell mes. Les bonificacions que l'IDC acredita i ningú no va descomptar.
Cadascuna d'aquestes peces es resol mirant el document correcte. El problema és el volum: centenars de treballadors, dotze mesos, tres documents per encreuament.
Un desajust de cèntims en un sol treballador tomba el total i t'obliga a buscar l'agulla al paller.
Com ho fa Jeff
A Jeff li passes els tres blocs de documents en PDF: nòmines, RNT i IDC. Sense plantilles i sense macros.
Extreu les dades de cada document. Emparella per treballador i per mes. Quadra base contra base, període contra període i reconstrueix el cost d'empresa amb els tipus de l'IDC. El que quadra es posa en verd. El que no, en vermell, amb el motiu al costat, perquè l'auditor ho miri.
I cada xifra queda traçada al seu origen. Cliques una base de cotització del paper de treball i torna a la seva nòmina, a la seva pàgina de l'RNT o a la seva casella de l'IDC, amb el requadre sobre la dada original. Si algú pregunta d'on surt un número, la resposta és a un clic.
L'auditor deixa de teclejar bases en un Excel i passa a revisar excepcions. Que és, sent honestos, la part de la feina que sí que requereix criteri.
Si el teu últim tancament va incloure setmanes quadrant nòmines contra assegurances socials a mà, parlem.
