Si alguna vez has justificado costes de personal en una subvención, o auditado el área laboral de un cliente, conoces este cuadre. Tres documentos que cuentan la misma historia de tres formas distintas. Y un trabajo que consiste en demostrar que las tres versiones coinciden.
Los tres documentos
La nómina. El recibo de salarios del trabajador. Trae los devengos, la base de cotización, las retenciones y el líquido. Es lo que la empresa dice que ha pagado.
El RNT. La Relación Nominal de Trabajadores, el antiguo TC2. La empresa lo presenta cada mes a la Seguridad Social a través del Sistema RED, y detalla, trabajador a trabajador, las bases de cotización, los días u horas cotizados y las bonificaciones o deducciones aplicadas. Va acompañado del RLC, el antiguo TC1, que es el recibo de la liquidación total. Es lo que la empresa declara a la Seguridad Social.
El IDC. El Informe de Datos de Cotización, emitido por la Tesorería. Recoge las condiciones con las que cotiza cada trabajador: tipo de contrato, grupo de cotización, coeficiente de parcialidad, fechas de alta y las peculiaridades, como bonificaciones o situaciones de incapacidad temporal. Es lo que la Seguridad Social tiene registrado.
Cómo se cuadran entre sí
El cuadre es siempre por trabajador y por mes. Y son tres comprobaciones encadenadas.
Primero, la base. La base de cotización que aparece en la nómina tiene que coincidir con la base que la empresa declaró en el RNT de ese mes para ese trabajador. Si no coincide, algo se devengó y no se declaró, o al revés.
Segundo, el periodo. Los días de alta y el coeficiente de parcialidad del IDC tienen que ser coherentes con el periodo que liquida la nómina. Un contrato a media jornada con una nómina de jornada completa no cuadra, por mucho que las bases coincidan.
Tercero, el coste. El coste de empresa se reconstruye aplicando a la base los tipos de cotización que dicta el IDC: contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación profesional y accidentes de trabajo, menos las bonificaciones que el propio IDC acredita. Ese coste, sumado al bruto, es el coste de personal que se imputa en una cuenta justificativa.
El RNT lleva huella electrónica y se puede verificar en la sede de la Seguridad Social. Para el órgano concedente, el PDF emitido por el sistema es la evidencia. Una captura de pantalla no lo es.
Dónde se rompe
Sobre el papel es sencillo. En la práctica se rompe en los mismos sitios de siempre.
Las pagas extra prorrateadas, que hacen que el bruto de la nómina y la base del RNT no se parezcan a simple vista. Los atrasos de convenio, que caen en un mes distinto al que corresponden. Las bajas de incapacidad temporal, que mueven bases y cambian quién paga qué. El trabajador que está en la nómina pero no aparece en el RNT de ese mes. Las bonificaciones que el IDC acredita y nadie descontó.
Cada una de esas piezas se resuelve mirando el documento correcto. El problema es el volumen: cientos de trabajadores, doce meses, tres documentos por cruce.
Un desajuste de céntimos en un solo trabajador tumba el total y te obliga a buscar la aguja en el pajar.
Cómo lo hace Jeff
A Jeff le pasas los tres bloques de documentos en PDF: nóminas, RNT e IDC. Sin plantillas y sin macros.
Extrae los datos de cada documento. Empareja por trabajador y por mes. Cuadra base contra base, periodo contra periodo y reconstruye el coste de empresa con los tipos del IDC. Lo que cuadra se pone en verde. Lo que no, en rojo, con el motivo al lado, para que el auditor lo mire.
Y cada cifra queda trazada a su origen. Pinchas en una base de cotización del papel de trabajo y vuelve a su nómina, a su página del RNT o a su casilla del IDC, con el recuadro sobre el dato original. Si alguien pregunta de dónde sale un número, la respuesta está a un clic.
Este cuadre de nómina, RNT e IDC usa el mismo motor que la conciliación bancaria automática de Jeff: un cruce movimiento a movimiento, con cada excepción marcada y su motivo.
El auditor deja de teclear bases en un Excel y pasa a revisar excepciones. Que es, siendo honestos, la parte del trabajo que sí requiere criterio.
Si tu último cierre incluyó semanas cuadrando nóminas contra seguros sociales a mano, hablemos.
