Un expedient de despeses de viatge sembla poca cosa. Un viatge, una persona, quatre conceptes. Fins que l'obres.
A dins hi ha un full de liquidació, una comissió de serveis, un formulari de projecte, factures de transport, boarding passes, el justificant de l'hotel, la factura d'inscripció al congrés, el certificat d'assistència i un grapat de tiquets de taxi i metro. Nou tipus de document diferents. I tots han d'explicar la mateixa història.
El document àncora
En un expedient de viatge mana la liquidació. És el full on l'entitat declara quant es va pagar per cada concepte: transport, allotjament, manutenció, inscripció, i el total indemnitzat.
Tota la resta és evidència. Les factures de l'agència justifiquen el transport. El rebut de l'hotel justifica l'allotjament. La factura del congrés justifica la inscripció. Els boarding passes i el certificat d'assistència demostren que el viatge va existir i que la persona era on deia ser.
Auditar l'expedient és creuar la declaració contra l'evidència, concepte a concepte.
Les comprovacions
La primera és d'imports. El transport liquidat ha de coincidir amb la suma de les factures de transport. L'hotel liquidat, amb el total del rebut d'allotjament. La inscripció liquidada, amb la factura de l'organitzador. Cèntim a cèntim.
La segona és de dates i persones. Les dates del viatge que declara la liquidació han d'encaixar amb la comissió de serveis que el va autoritzar, amb les dates dels vols dels boarding passes i amb les nits de l'hotel. I el viatger ha de ser la mateixa persona a tots els documents: el comissionat, el passatger, l'hoste i l'inscrit.
La tercera és de vinculació. La despesa es carrega a un projecte, i la referència del projecte ha de ser consistent entre el formulari, la comissió i la liquidació.
On es trenca
En els detalls de sempre, que són exactament els que més temps mengen.
L'hotel facturat en moneda estrangera. Un allotjament pagat en corones txeques no coincidirà mai amb l'import liquidat en euros; cal aplicar el canvi i decidir quanta desviació és acceptable.
El PDF compost. Mitja evidència de l'expedient arriba en un sol arxiu: boarding passes, hotel, inscripció i certificat, escanejats d'una tirada. Abans de quadrar res, algú ha de separar quina pàgina és quin document.
Els tiquets de desplaçament local. Taxis, metro, VTC. Segons la institució s'agreguen a manutenció o a transport, així que l'encreuament automàtic no existeix: cal mirar-los un a un.
I l'escala. Això és un viatge. Una justificació de projecte en porta desenes, i cadascun amb els seus nou tipus de document.
Com ho fa Jeff
A Jeff li passes la carpeta de l'expedient tal com arriba, amb el PDF compost inclòs.
Classifica cada document, i cada secció dins de cada document: sap que la pàgina 3 de l'escaneig és un boarding pass i la 7 una factura d'inscripció. Extreu els camps de cada tipus: imports, dates, persones, referències de projecte, monedes. I munta el paper de treball amb un full per tipus d'evidència i l'expedient com a fila àncora.
Després creua. Transport liquidat contra factures. Hotel contra rebut, amb la conversió de moneda a la vista. Inscripció contra factura del congrés. Cada diferència surt amb l'import liquidat, el justificat i la desviació, perquè l'auditor decideixi. El que quadra, en verd. El que no, en vermell amb el seu motiu.
I si l'auditor treballa contra la seva pròpia plantilla d'Excel, Jeff hi aboca les dades de l'expedient en el seu format, camp a camp, sense trencar l'estructura del llibre.
Cada xifra queda traçada al seu document, pàgina i casella. El certificat d'assistència inclòs: si algú pregunta si el viatger era al congrés, la resposta és a un clic.
Aquesta és la tercera entrega de la sèrie sobre tasques que Jeff resol de principi a fi. Si els teus expedients de viatge s'assemblen a això, parlem.
